Prontuário eletrônico gratuito: vale a pena?

Equipe MedClinic360 · atualizado em 07/10/2026

Quem está abrindo o consultório quer gastar pouco, e um prontuário eletrônico gratuito parece a escolha óbvia. Pode até ser. Mas o prontuário é um documento que você precisa guardar por, no mínimo, 20 anos. Por isso, a pergunta não é só quanto custa hoje, e sim o que acontece com esses registros daqui a alguns anos.

Por que existem prontuários eletrônicos gratuitos

Manter um sistema no ar custa dinheiro: servidores, segurança, atualizações e atendimento. Quando o médico não paga, alguém paga de outra forma. Os modelos mais comuns são:

• Versão de entrada com limites: grátis até certo número de pacientes, de atendimentos ou de recursos, com cobrança a partir daí.
• Grátis para vender outro produto: o prontuário é a porta de entrada para serviços pagos, como agenda online, marketing ou outros módulos.
• Outras fontes de receita: anúncios ou parcerias. Nesses casos, leia com atenção o que a política de privacidade permite fazer com os dados.

Nenhum desses modelos é errado em si. O importante é saber qual deles você está aceitando.

O que costuma faltar nas versões gratuitas

Cada sistema é diferente, mas estes são os pontos que mais aparecem como limitação no plano grátis:

• Limite de pacientes ou de registros: funciona no começo e trava justamente quando a agenda cresce.
• Exportação restrita: sair do sistema levando todos os prontuários pode ser difícil ou depender de um plano pago.
• Cópia de segurança sem garantia: o plano grátis raramente diz com que frequência os dados são copiados nem como recuperar um registro apagado por engano.
• Pouco ou nenhum atendimento: quando algo dá errado no meio do expediente, não há a quem recorrer.
• Recursos de rotina ausentes: confirmação automática de consultas, financeiro e lembretes costumam ficar de fora.
• Garantias pouco claras: contrato e política de privacidade genéricos, sem explicar quem responde pelos dados em um incidente.

O que não pode faltar, seja grátis ou pago

Algumas exigências vêm das normas, não do preço. Valem para qualquer sistema que guarde prontuários:

• Segurança e sigilo: a LGPD trata dado de saúde como dado sensível e exige medidas para proteger contra acesso indevido, perda ou vazamento.
• Login individual: cada pessoa da equipe com o próprio acesso, sem senha compartilhada.
• Guarda por longo prazo: a Lei 13.787/2018 fixa 20 anos, a partir do último registro, como prazo mínimo antes de eliminar um prontuário. O sistema (ou a exportação dele) precisa acompanhar esse prazo.
• Saída garantida: poder exportar os dados se você decidir trocar de sistema.

Explicamos essas regras em detalhe no artigo Prontuário eletrônico: o que o CFM exige.

Quando o prontuário gratuito faz sentido

Um plano grátis pode ser uma boa escolha quando:

• você está testando o fluxo de atendimento e ainda atende poucos pacientes;
• os limites do plano cabem com folga na sua rotina dos próximos meses;
• a exportação dos prontuários está incluída no plano grátis, e não só no pago;
• a política de privacidade deixa claro que os dados dos pacientes não são usados para outros fins.

Se algum desses pontos não estiver claro, o "gratuito" pode sair caro na hora de trocar de sistema com anos de prontuários acumulados.

Perguntas para fazer antes de escolher

Seja qual for o sistema, grátis ou pago, estas perguntas evitam surpresas depois de alguns meses de uso:

1. Qual é o limite do plano grátis? Pacientes, atendimentos, usuários ou espaço para arquivos. Pergunte também o que acontece quando o limite é atingido: o sistema trava, cobra automaticamente ou só avisa?
2. Consigo exportar todos os prontuários? Em qual formato, se a exportação está incluída no plano grátis e se inclui anexos e documentos.
3. Como são feitas as cópias de segurança? Com que frequência e como pedir a recuperação de um dado perdido.
4. Quem tem acesso aos dados dos meus pacientes? A política de privacidade deve explicar o papel da empresa na LGPD e para que os dados podem ser usados.
5. Como falo com o suporte? Canal, horário e prazo de resposta, principalmente para problemas no meio do expediente.
6. O que acontece se a empresa encerrar o plano grátis? Quanto tempo de aviso existe e como fica o acesso aos prontuários já registrados.

Trocar de sistema depois: o que considerar

Muitos médicos começam com um plano grátis e trocam quando o consultório cresce. A troca fica muito mais simples quando você planeja a saída desde o início: guarde as exportações periódicas, confira se os anexos saem junto e anote em que data cada paciente foi atendido pela última vez, porque é a partir do último registro que conta o prazo mínimo de guarda.

Se o novo sistema não consegue importar tudo, mantenha o acesso ao antigo (ou o arquivo exportado) pelo tempo necessário. O dever de guarda continua com você, independentemente do sistema que estiver usando.

Plano grátis ou teste grátis?

São coisas diferentes. O plano grátis é permanente, com limites. O teste grátis dá acesso ao sistema completo por um período, para você decidir com a rotina real.

Uma conta simples ajuda na decisão: se o valor de uma consulta particular sua é maior que a mensalidade do sistema, evitar uma única falta no mês já paga o sistema. Por isso vale olhar o que vem junto com o prontuário, como a confirmação automática das consultas.

Como funciona o MedClinic360

O Plano Médico do MedClinic360 custa R$ 39/mês (ou R$ 31,20/mês no plano anual) para 1 médico e inclui:

• agenda médica completa;
• prontuário eletrônico;
• controle financeiro;
• confirmação automática de consultas por WhatsApp na véspera.

Você pode testar por 14 dias sem cartão de crédito. Nada é cobrado automaticamente no fim do teste. Se já usa outro sistema e quiser trazer seus dados, nossa equipe orienta pelo WhatsApp.